Software para Asociaciones, Colegios profesionales y Administradores de Fincas
Reuniones online, videoconferencias y seminarios
Organizar reuniones online, asambleas virtuales, juntas directivas o seminarios de formación debería ser sencillo. El módulo de Reuniones online y videoconferencias de DespachoWeb permite convocar asistentes, compartir documentación, realizar consultas, lanzar encuestas y celebrar reuniones virtuales o híbridas desde una única plataforma. Todo queda centralizado y organizado, desde la convocatoria hasta el control de asistencia y la grabación de la sesión. Ya se trate de una asociación, un colegio profesional, una fundación o una comunidad de propietarios, podrás gestionar reuniones, cursos y eventos online de forma profesional, aumentando la participación y reduciendo enormemente el trabajo administrativo.
Mucho más que una videoconferencia
La mayoría de las plataformas de videoconferencia se limitan a conectar a los participantes. Sin embargo, organizar una reunión eficaz requiere mucho más: convocar asistentes, compartir documentación, recoger opiniones, gestionar consultas y mantener toda la información organizada antes, durante y después del evento.
Con DespachoWeb, todo el proceso se realiza desde una única plataforma.
Todo preparado antes de la reunión
📅 Convocatorias organizadas y accesibles
Los asistentes reciben toda la información necesaria y pueden consultar los detalles de la reunión en cualquier momento.
📄 Documentación centralizada
Actas, informes, presupuestos, propuestas o cualquier otro documento permanecen disponibles para todos los participantes autorizados.
🔔 Comunicación integrada
Envía avisos, recordatorios y comunicaciones relacionadas con la reunión sin utilizar herramientas externas.
Participación activa durante la reunión
🎥 Videoconferencias integradas
Celebra reuniones online, asambleas, juntas directivas, cursos o seminarios desde cualquier lugar.
📝 Encuestas y votaciones en tiempo real
Obtén opiniones, valida propuestas y facilita la toma de decisiones durante la sesión.
💬 Consultas y participación ordenada
Los asistentes pueden plantear preguntas y realizar consultas de forma organizada, evitando interrupciones y mejorando la comunicación.
Todo bajo control después de la reunión
📚 Histórico completo de reuniones
Toda la información permanece disponible para futuras consultas.
👥 Mayor transparencia
Los participantes pueden acceder a documentación, acuerdos y resultados desde un único lugar.
⏱️ Menos trabajo administrativo
Se eliminan correos dispersos, documentos duplicados y tareas manuales de seguimiento.
Más participación, mejor organización
Cuando la convocatoria, la documentación, las consultas, las encuestas y la videoconferencia se encuentran en la misma plataforma, las reuniones son más productivas, los asistentes participan más y la organización dedica mucho menos tiempo a tareas administrativas.
Ideal para cualquier colectivo
- Asociaciones que organizan asambleas y reuniones de socios
- Colegios profesionales que celebran juntas, cursos y seminarios
- Fundaciones y ONG que coordinan equipos y patronatos
- Sindicatos que realizan reuniones y consultas a afiliados
- Comunidades de propietarios que celebran juntas online
- AMPAS que necesitan informar y consultar a las familias
Cómo funciona el módulo
Reuniones online, videoconferencias y seminarios
Opciones de configuración
Opciones de configuración, gestión de asistentes, documentos asociados exclusivos, encuestas internas de la reunión e informes detallados. Mucho más que «una reunión».
Convocados a la reunión
Absoluta flexibilidad para configurar los asistentes a la reunión, grupos, etiquetas, usuarios individuales e incluso externos.
Pantalla del asistente
Portada de la reunión para el usuarios en la app o web. Toda la información a la vista y accesible.
Reunión no online
Una reunión no virtual le permite utilizar todas las herramientas creadas para las reuniones virtuales pero sin realizar una videoconferencia al final. Las reuniones no virtuales no tienen coste ni límite de participantes y puede tener activas tantas como quiera.
Reunión online entre pares
Una reunión entre pares es la típica reunión en la que todo el mundo se puede ver a la vez en pequeñas teselas en la misma pantalla. Es la reunión normal en una empresa o colectivo en la que todos o muchos van a poder hablar. Máximo 100 participantes. La reunión se puede grabar y está disponible el servicio de traducción simultánea. Se puede emitir certificado de asistencia.
Seminario online
Un seminario es el típico curso en vídeo que se emite en directo. Se usa para cursos, juntas o asambleas. Normalmente el anfitrión habla el 90% del tiempo, aunque pueden participar todos, si lo autoriza el anfitrión. Máximo 500 participantes. La reunión se puede grabar y está disponible el servicio de traducción simultánea. Se puede emitir certificado de asistencia.
Cumplimiento RGPD
La videoconferencia se gestiona a través de los servidores de Zoom en Europa, al contrario de lo que ocurre con Google Meet y MS Teams. Esto permite un cumplimiento estricto de la protección de datos del RGPD.
Documentos asociados
Documentación exclusiva de la reunión, en carpetas y subcarpetas. Comunicable a los asistentes y a su disposición desde que declare la reunión visible.
Gestión de asistentes
Puede invitar como asistentes a grupos completos, etiquetas o usuarios individuales, incluso usuarios externos.
Encuestas internas
Encuestas que se responden sólo por los usuarios invitados a la reunión, antes o durante la misma.
Consultas
Dispone de consultas integradas, de modo que los usuarios pueden preguntar y reciben la respuesta antes de la reunión o durante la misma, en directo.
Plataforma profesional
En las reuniones de videoconferencia conectamos a través de la versión profesional de Zoom, la mejor plataforma de videoconferencia.
Grabación de la reunión
El administrador puede activar la grabación de la reunión, que estará disponible luego para ser descargada en vídeo, con transcripciones incluídas.
Duración ilimitada
Al contario de lo que ocurre con las versiones amateaur o gratuitas, DespachoWeb habilita las reuniones de duración infinita (hemos registrado reuniones de más de 8 horas).
Acceso vía navegador
Los usuarios pueden entrar a la reunión vía web o app (de DespachoWeb), sin necesidad de descargar ninguna app ni software adicional n darse de alta en ninguna plataforma externa.
Preguntas frecuentes sobre las reuniones online y videoconferencias
¿Qué ventajas tiene utilizar una plataforma de reuniones online frente a Zoom, Teams o Google Meet?
Las plataformas de videoconferencia tradicionales permiten realizar reuniones, pero normalmente obligan a utilizar herramientas adicionales para gestionar convocatorias, documentación, consultas, encuestas o votaciones.
Con DespachoWeb, todo el proceso se encuentra integrado en una única plataforma. Los asistentes pueden acceder a la documentación, participar en consultas y encuestas, recibir comunicaciones y asistir a la reunión sin cambiar de herramienta. Esto simplifica enormemente la organización y mejora la participación.
¿Puedo organizar asambleas virtuales para asociaciones o colegios profesionales?
Sí. El módulo está especialmente diseñado para gestionar asambleas, juntas directivas, reuniones de trabajo, cursos y seminarios online.
Las asociaciones pueden celebrar asambleas de socios, los colegios profesionales pueden organizar juntas y sesiones formativas, y las fundaciones o sindicatos pueden coordinar reuniones de órganos de gobierno de forma sencilla y profesional.
¿Es posible compartir documentación antes y durante la reunión?
Sí. Una de las principales ventajas del módulo es que toda la documentación relacionada con la reunión permanece centralizada y accesible para los participantes autorizados.
Convocatorias, órdenes del día, actas, informes, presupuestos, propuestas o cualquier otro documento pueden consultarse antes, durante y después de la reunión, evitando correos electrónicos dispersos y versiones desactualizadas.
¿Se pueden realizar encuestas y consultas durante una reunión online?
Sí. DespachoWeb permite lanzar consultas y encuestas directamente relacionadas con la reunión.
Esto resulta especialmente útil para conocer la opinión de los asistentes, validar propuestas, priorizar actuaciones o recoger información durante el desarrollo de la sesión. Toda la información queda registrada y organizada dentro de la plataforma.
¿Las comunidades de propietarios pueden celebrar juntas online?
Sí. Las comunidades de propietarios pueden utilizar el módulo para convocar juntas, compartir documentación, resolver consultas y facilitar la participación de los vecinos que no pueden asistir presencialmente.
Esto mejora la asistencia, facilita la comunicación entre propietarios y ayuda a que las reuniones sean más productivas y transparentes.
¿Cómo ayuda el módulo a aumentar la participación de socios y colegiados?
Muchas personas no participan porque no pueden desplazarse o porque la información de la reunión les llega de forma incompleta.
Al permitir la asistencia online y centralizar toda la información en un único lugar, DespachoWeb facilita que más socios, colegiados, afiliados o propietarios participen activamente en la vida de la organización.
¿Puedo organizar cursos, seminarios y jornadas de formación online?
Sí. El módulo no está limitado a reuniones internas.
Los colegios profesionales pueden impartir formación continua, las asociaciones pueden organizar jornadas técnicas y las fundaciones pueden realizar seminarios o sesiones informativas para sus miembros. Todo ello utilizando la misma plataforma y manteniendo la documentación y comunicaciones organizadas.
¿Es posible controlar quién ha asistido a una reunión?
Sí. La plataforma permite disponer de información sobre la participación de los asistentes, facilitando el seguimiento de reuniones, cursos y eventos online.
Esto resulta especialmente útil para organizaciones que necesitan justificar asistencia a formaciones, reuniones de trabajo o sesiones de órganos de gobierno.
¿Qué ventajas tiene una reunión online integrada con documentación y consultas?
La principal ventaja es la organización.
En lugar de tener la videoconferencia en una plataforma, los documentos en otra y las consultas por correo electrónico, DespachoWeb reúne todo en un único entorno. Esto reduce errores, evita pérdidas de información y facilita enormemente el trabajo administrativo.
¿Qué organizaciones pueden beneficiarse más de este módulo?
El módulo está pensado para cualquier colectivo que necesite organizar reuniones y mejorar la participación de sus miembros:
- Asociaciones y federaciones
- Colegios profesionales
- Fundaciones y ONG
- Sindicatos y organizaciones políticas
- AMPAS y asociaciones de alumnos
- Comunidades de propietarios
- Administradores de fincas
En todos los casos, el objetivo es el mismo: organizar mejor las reuniones, facilitar la participación y reducir el trabajo administrativo.
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