Software para Asociaciones, Colegios profesionales y Administradores de Fincas
Gestión documental
La gestión documental es una de las tareas más importantes dentro de cualquier asociación. Con el módulo de gestión de documentación de DespachoWeb podrás centralizar todos los documentos de la entidad en un único espacio seguro, organizado y accesible desde cualquier lugar. Actas, contratos, certificados, estatutos, recibos, autorizaciones o expedientes siempre estarán localizados y disponibles para los responsables de la asociación.
Además, el sistema facilita la búsqueda rápida de archivos, el control de versiones y el acceso ordenado por categorías o usuarios. Todo pensado para ahorrar tiempo, evitar pérdidas de información y mejorar la organización documental de su asociación.
Organizados, seguros y accesibles
Muchas asociaciones siguen gestionando sus documentos mediante carpetas compartidas, correos electrónicos o archivos desordenados, lo que provoca pérdidas de tiempo y errores frecuentes.
✔ Documentos duplicados o difíciles de encontrar
✔ Información repartida entre correos, ordenadores y carpetas
✔ Riesgo de perder archivos importantes o trabajar con versiones antiguas
Control absoluto de los documentos
Con DespachoWeb, toda la documentación de la asociación queda centralizada, organizada y accesible para cada responsable según sus permisos.
- Búsqueda rápida y acceso inmediato a cualquier documento
- Organización automática por categorías, socios o expedientes
- Plataforma segura en la nube con acceso desde cualquier dispositivo
Cómo funciona el módulo
Documentación para socios
Todo el espacio que necesite y las mejores herramientas para organizar los documentos de su asociación con sencillez y seguridad.
Carpetas y subcarpetas
Organice los documentos en cajones, carpetas y subcarpetas, visibles u ocultas
Envío a los socios
Envíe los documentos a los socios con un mensaje personalizado
Informes de lectura
Compruebe las lecturas de cada documento y emita informes detallados
Espacio disponible
Hasta 150 GB. Espacio para organizar miles de documentos de manera sencilla y clara
Previsualización
Los ficheros pdf y las imágenes se pueden previsualizar por el usuario a pantalla completa
Ficheros comprimidos
Puede subir ficheros comprimidos en zip o rar y hacer que se descompriman manteniendo las carpetas internas.
Descarga directa
Los ficheros se pueden descargar directamente desde el correo de notificación. Queda constancia de la descarga.
Preguntas frecuentes sobre la gestión documental
¿Por qué necesito un software de gestión documental si ya guardo los documentos en carpetas de mi ordenador?
Guardar documentos en carpetas locales puede funcionar cuando la organización es muy pequeña, pero con el tiempo aparecen problemas: archivos duplicados, versiones diferentes del mismo documento, dificultades para encontrar información y dependencia de una única persona que sabe dónde está cada archivo. Un software de gestión documental como DespachoWeb centraliza toda la documentación en un único lugar, permitiendo localizar cualquier documento en segundos y garantizando que todos trabajen siempre con la versión correcta.
¿Qué tipo de documentos puedo gestionar con DespachoWeb?
DespachoWeb permite organizar cualquier tipo de documentación relacionada con la actividad de la entidad. Por ejemplo, actas, contratos, certificados, expedientes, informes, presupuestos, documentación de socios o colegiados, convocatorias, reglamentos internos, documentación de actividades y cualquier otro archivo que necesite conservarse y compartirse de forma organizada. Todo queda clasificado y accesible desde una única plataforma.
¿Cómo ayuda la gestión documental a ahorrar tiempo?
Uno de los mayores problemas de muchas organizaciones es el tiempo que se pierde buscando documentos. Con DespachoWeb, toda la documentación está organizada mediante carpetas, categorías y sistemas de búsqueda rápida. En lugar de revisar correos electrónicos, carpetas compartidas o discos duros, cualquier usuario autorizado puede localizar la información que necesita en pocos segundos, mejorando notablemente la productividad de la organización.
¿Es seguro almacenar documentos en DespachoWeb?
Sí. La documentación se almacena en un entorno centralizado y protegido, evitando que los archivos se encuentren repartidos entre ordenadores personales, memorias USB o servicios no controlados. Además, es posible definir permisos de acceso para que cada usuario sólo pueda consultar o gestionar la documentación que le corresponda. Esto proporciona un mayor control sobre la información sensible y reduce significativamente los riesgos de pérdida o acceso no autorizado.
¿Qué ocurre cuando cambia la junta directiva o el personal administrativo?
Muchas asociaciones, colegios profesionales, fundaciones y AMPAS sufren este problema. Cuando cambia una junta directiva, gran parte de la documentación puede quedar dispersa entre correos electrónicos, discos duros o cuentas personales. Con DespachoWeb, toda la información permanece organizada dentro de la plataforma y accesible para los nuevos responsables, garantizando la continuidad de la gestión y evitando la pérdida de documentación importante.
¿Puedo compartir documentos con socios, colegiados o afiliados?
Sí. DespachoWeb permite publicar y compartir documentación de forma controlada con los usuarios autorizados. Por ejemplo, una asociación puede poner a disposición de sus socios las actas de las asambleas, un colegio profesional puede publicar normativa o documentación técnica para sus colegiados, y una fundación puede compartir informes o memorias de actividad. Todo ello sin necesidad de enviar correos electrónicos masivos ni gestionar múltiples versiones de los mismos archivos.
¿La gestión documental ayuda a cumplir con la normativa de protección de datos?
Sin duda. Cuando los documentos contienen información personal, resulta fundamental controlar quién puede acceder a ellos y dónde se almacenan. La gestión documental centralizada ayuda a reducir riesgos asociados al uso de correos electrónicos, discos externos o carpetas compartidas sin control. Además, facilita una gestión más ordenada y segura de la información, contribuyendo al cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la protección de datos.
¿Qué ventajas aporta una gestión documental online frente a los archivos en papel?
La documentación digital permite acceder a la información desde cualquier lugar, encontrar documentos de forma inmediata y reducir considerablemente el espacio físico dedicado al archivo. Además, evita pérdidas, mejora la colaboración entre equipos y facilita el acceso a la información histórica de la organización. Todo ello se traduce en una gestión más eficiente, profesional y preparada para el crecimiento futuro.
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