Funciones de DespachoWeb

Documentación

Entregue documentos de todo tipo a sus clientes. Con aviso automático y certificación de lectura.

Gestión de documentación

El módulo Documentos le permite gestionar una gran biblioteca de documentos para cada destinatario. Puede usar cajones, carpetas y subcarpetas para organizar la información. Seleccione quién puede ver cada documento con total precisión. Notifique automáticamente los nuevos documentos y acceda a un registro de lecturas de cada documento.

Beneficios de la Gestión de documentación

Organización de la documentación en carpetas y subcarpetas

Organice los documentos en cajones, carpetas y subcarpetas. Con carpetas ocultas y múltiples niveles.

Los ficheros se pueden comunicar a los usuarios con facilidad

Puede comunicar los ficheros al subirlos o posteriormente, eligiendo opciones de contenido y destinatarios. Con certificado.

Registro de lecturas de un fichero por los usuarios

Emita certificados de lectura de los documentos, con identifiación completa del destinatario y validez legal.

Prestaciones del módulo

Una lista no exhaustiva de prestaciones que le ofrece el módulo de Gestión de Documentación

Cajones de ficheros

El primer nivel de organización son los cajones. Dentro hay carpetas y subcarpetas. Puede crear cuantos quiera.

Carpetas

Cree cuantas carpetas quiera, con un simple arrastrar u soltar. Luego podrá copiarlas o moverlas a otros grupos o clientes.

Subcarpetas

Cada carpeta puede a su vez tener múltiples subcarpetas. Se crean con suma facilidad y se pueden mover o copiar.

Carpetas ocultas

Puede declarar cualquier cajón, carpeta o subcarpeta como oculta. La verá el administrador pero no los usuarios. Así podrá tener documentos internos sólo para el administrador

Previsualización de ficheros

Los ficheros pdf y las imágenes se pueden previsualizar por el usuario a pantalla completa. No es necesario descargarlos para ver su contenido.

Ficheros de todo tipo

Puede subir todo tipo de ficheros al sistema, no sólo documentos. Puede subir ficheros con un gran tamaño en MB.

Ficheros comprimidos

Puede subir ficheros comprimidos en zip o rar y hacer que se descompriman. Incluso manteniendo las carpetas internas.

Notificación inmediata

Puede elegir notificar inmediatamente un nuevo fichero. O hacerlo más tarde pulsando un botón. También puede filtrar la lista de destinatarios de la notificación.

Certificado de lectura

Puede emitir un certificado de lectura de un determinado usuario para cualquier fichero.

Descarga directa

Los ficheros se pueden descargar directamente desde el correo de notificación. Queda constancia de la descarga.

Histórico

Gracias a la organización multinivel y la gran capacidad de almacenamiento, puede mantener un histórico completo.

Espacio de sobra

Las versiones básicas de DespachoWeb disponen de 20 GB de espacio para documentos (más de 75.000 archivos) y a partir de ahí crece casi sin límite.

Preguntas frecuentes

Todos los habituales, es decir, ficheros de office (word, excel, powerpoint), pdf, imágenes en cualquier formato etc.

En la licencia base dispone de 20 GB para ficheros, que en condiciones habituales son más de 80.000 ficheros (sí, ochenta mil).

Claro. Puede subir un fichero comprimido en zip o rar y el sistema lo expandirá automáticamente, respetando incluso las carpetas internas del fichero.

Desde luego. Usando un interfaz gráfico podrá mover o copiar carpetas de un cliente a otro, renombrarlas o  declararlas ocultas. Lo mismo para los ficheros individuales.

Cada vez que un usuario lee un documento, queda registrado. El administrador puede emitir un certificado de lectura con identificación plena del usuario, fecha y dispositivo de lectura. El certificado tiene validez legal.