Digitalización de documentos

Este proceso consiste en transformar documentos en papel a un formato digital. La tecnología avanza rápidamente y las empresas ya se han percatado de la importancia de la digitalización de documentos, hasta el punto de que aquellas organizaciones que no se digitalizan pueden encontrarse con que operan de forma más lenta que su competencia. Son conscientes de las consecuencias que eso conlleva en el futuro de la compañía.

Para llevar a cabo un proceso de digitalización deberá establecerse un objetivo final y reflexionar sobre por qué es importante digitalizar los documentos. Por ejemplo, se puede digitalizar para ahorrar espacio físico y para optimizar la búsqueda de documentos. Otro objetivo puede ser conseguir una oficina sin papel (paperless office). Si se decide digitalizar únicamente para ahorrar espacio, supondría una gran inversión de tiempo y dinero sólo para obtener más sitio en la oficina.

La digitalización de documentos para empresas es un proceso que pueda aportar mucha más trascendencia y eficiencia a la organización, al margen del aumento del espacio físico por la eliminación del papel o documento físico. Búsquedas ágiles, mejor acceso a la información o establecer flujos de trabajo eficientes pueden obtenerse a partir de la digitalización.

¿Cuál es la diferencia entre escanear y digitalizar?

La principal diferencia entre escanear y digitalizar es que el escaneo implica obtener una foto del documento y la digitalización lo convierte en un formato editable, reconociendo el texto que contiene y asignándole unos metadatos para facilitar su consulta en el futuro.

Al pensar en digitalizar, lo primero que se viene a la mente es que se necesita mucho tiempo para escanear a mano todos los documentos. Pero afortunadamente, este proceso ha cambiado en cuanto a la forma de hacerlo y, hoy en día, se realiza de una manera mucho más rápida y eficiente.

Lo primero que hay que hacer es pensar si se va a digitalizar internamente dentro de la propia empresa o si se va a subcontratar dicho servicio de digitalización. Esto dependerá de las necesidades de la empresa como la cantidad de documentación a digitalizar, la disponibilidad de recursos existentes, tener personal disponible para su realización o no, etc.

Existen una multitud de factores que pueden llevar plantearse un proceso de digitalización. Además del ahorro de espacio, la razón fundamental sería poder disponer de la información de forma mucho más rápida y más accesible. Poder encontrar la información que desea con solo teclear un par de palabras puede suponer un gran ahorro de tiempo. Esto puede mejorar la eficiencia de su empresa.

¿Sabías que? Aproximadamente el 65% de las empresas buscaba implementar el sistema de gestión documental con la intención de aumentar su productividad y eficiencia. – datos procedentes del Premium digiBook Estadísticas de gestión documental.

Ventajas de nuestro proceso de digitalización

Seguridad: porque lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información.

Acceso remoto desde dispositivos móviles: cada vez más empresas demandan que los empleados puedan consultar la información sin estar en la oficina. Por ejemplo, porque sea una empresa de ingeniería y tenga que ir a una obra físicamente. Si no puede acceder desde el móvil, la persona tendrá que llevar los documentos en papel. Allí en la obra pueden perderse, mancharse o, incluso, puede que se le olvide en la oficina. Mientras que si puede acceder a ellos desde el móvil, podrá encontrarlos y editarlos de manera casi inmediata

Concienciación con el medio ambiente: muchas compañías están tomando medidas ecológicas para cuidar el medioambiente. Una de estas medidas es dejar de imprimir papeles de forma innecesaria y crear y gestionar los documentos de forma digital. A las medidas ecológicas relacionadas con la tecnológica se les conoce como Green IT.

Compartir la información: compartir un documento físico con compañeros o externos no es lo más ágil y rápido. Si el documento está digitalizado, se puede enviar rápidamente a externos (por ejemplo, clientes o freelancer) y a compañeros. Anteriormente, siempre se había compartido información por mensajería, pero esto implicaba un tiempo de espera hasta la recepción de la misma. Además, presenta un riesgo para la seguridad de la información.

Ahorrar en los costes: tener grandes almacenes de archivos físicos de información exige tener un orden. Este tipo de almacenamiento consume recursos de un encargado del archivo, muebles de almacenamiento, medidas para prevenir humedades e incendios, etc. Además, el tiempo que se ocupa en ir físicamente al archivo y buscar el documento es mucho superior al de consultarlo desde un ordenador. Por lo que al final, también se está desaprovechando el tiempo que se podría dedicar a estar haciendo otras tareas más fructíferas.

Evitar el deterioro de los documentos: cuando hablamos de documentación, imágenes o planos antiguos que son relevantes para la empresa, asegurar que la información se mantiene intacta es esencial. Esto puede conseguirse gracias a la digitalización de documentos para empresas.